Copyright, Compliance und Co. Vom korrekten Umgang mit digitaler Fachliteratur

Nichts ist heutzutage einfacher, als Inhalte untereinander auszutauschen. Ein Mitarbeiter schickt Kollegen einen interessanten Fachartikel als Anhang per E-Mail. Mitglieder eines Projektteams speichern Dokumente in einer Projektdatenbank. Oder: Dokumente werden aufgrund gesetzlicher Vorschriften bei Behörden eingereicht. Das ist praktisch für alle Beteiligten – aber leider in der Regel nicht ohne weiteres legal. Bei geteilten Inhalten handelt es sich oft um urheberrechtlich geschützte Fachliteratur. 70 Teilnehmer aus namhaften Unternehmen, Institutionen, Verbänden und Behörden haben auf der Informationsveranstaltung von RightsDirect und Schweitzer Fachinformationen am 23. Oktober erfahren: Nur wer die in aller Regel erforderlichen Rechte für heute übliche Zweitverwertungen einholt, handelt gesetzeskonform – und damit fair gegenüber Rechteinhabern, also Autoren und Verlagen.

Den im Haus des Buches versammelten Unternehmens-Bibliothekaren, IT-Experten, Juristen und Wissensmanagern war bereits bewusst, dass sich hinter den meisten der oben beschriebenen schnell und einfach durchführbaren Nutzungsarten eine rechtliche Dimension verbirgt. Vielen war indes nicht klar: Wie sieht die aktuelle Rechtslage konkret aus? „Bei uns herrscht allgemein ein unbekümmerter Umgang mit Fachliteratur. Manche meiner Kollegen haben zwar zumindest eine vage Vorstellung von Quellenschutz, aber auch sie agieren munter wie alle anderen“, berichtete ein Teilnehmer. Teilen und Speichern auf Knopfdruck sei „halt bequem“, über Konsequenzen mache sich keiner Gedanken. Eine tägliche Praxis in Unternehmen, die Rechtsanwalt Dr. Martin Schaefer von der Kanzlei Boehmert & Boehmert bestätigte: „Jeder, der einen Firmenrechner aus dem Büro mitgehen lässt, weiß, dass das nicht in Ordnung ist. Bei immateriellen Werten, um die es beim Teilen von urheberrechtlich geschützten Fachinformationen geht, gibt es dagegen erstaunlich oft kein Unrechtsbewusstsein.“

Martin Schaefer räumte an diesem Nachmittag auch mit gängigen falschen Annahmen auf. Inhalte aus abonnierten Magazinen in Datenbanken oder im Intranet speichern? „Grundsätzlich erwirbt man mit einer Zeitschrift nur das Recht, sie zu lesen. Die unternehmensinterne digitale Nutzung von Publikationen erfordert fast immer die zusätzliche Einwilligung der Rechteinhaber in Form einer entsprechenden Lizenz“, stellte er klar. Auch Verlagsabonnements und Einzelkäufe von Artikeln bei Dokumentenlieferservices seien kein Freibrief für digitale Anschlussnutzungen. An Rechteklärung und Rechteerwerb führe nun einmal kein Weg vorbei.

Aber sind Lizenzen nicht am Ende bloße Geldmacherei von Verlagen und Autoren? Eine Frage, die einige Zuhörer beschäftigte. „Nein!“, bekräftigte Rechtsanwalt Schaefer. Das Gesetz garantiert diese Rechte nicht zuletzt, damit Verlage als Wirtschaftsunternehmen Inhalte professionell zur Verfügung stellen können. Daher profitieren nicht nur Autoren und Verlage, sondern letztlich auch deren (Fach-) Publikum.  Das Einholen dieser Rechte sei für fast alle relevanten Zweitnutzungen zwingend erforderlich.

Allerdings stellt dies Unternehmen im digitalen Zeitalter – in besonderem Maße große Unternehmen und solche mit Mitarbeiten an mehreren Standorten – vor nur mit größtem Aufwand überwindbare Hürden, falls hier mit jedem Verlag separat verhandelt werden müsste. Eine einfache und praktikable Lösung bietet die 2012 eingeführte VG WORT Digital Copyright Lizenz. Mit ihr lassen sich weltweit gültige Zweitverwertungsrechte für Millionen nationaler und internationaler Publikationen erwerben – und das mit einem einzigen Vertrag.

Ein einheitlicher Satz an digitalen Nutzungsrechten für die weltweit gefragtesten Informationsquellen von 400.000 Autoren und Verlagen und zugleich eine unternehmensweite Abdeckung für rund 200 Länder mit nur einem Vertrag – „das bedeutet eine enorme Vereinfachung eines sonst komplexen Themas für Unternehmen, bringt Kalkulationssicherheit bei der Budgetplanung und bietet Mitarbeitern Rechtssicherheit beim täglichen Umgang mit Fachmedien“, fasste Jörg Weizendörfer zusammen. Er ist bei RightsDirect verantwortlich für die Bekanntmachung und Vergabe der VG WORT Lizenz in Deutschland.

Der Informationsbedarf ist groß. Das zeigten die lebendigen Pausendiskussionen. „Mein Problem war bisher, dass in unserem Unternehmen viel Halbwissen herrscht. Mir wurden heute schon wertvolle, belastbare Argumente vermittelt, und ich kann eine Lösung anbieten“, meinte eine Teilnehmerin aus dem Mediensektor. Sie sei nun gespannt auf die Stimme aus der Praxis. Wie geht der Gesundheitskonzern Fresenius mit dem Lizenzmanagement um? Dagmar Möller, Leiterin des Fresenius Literaturdienstes und Geschäftsführerin der Fresenius-Tochter Hyginus Publisher GmbH, hat eine globale Lizenz für Fresenius eingeführt und bietet intern regelmäßig Copyright Trainings an. Der Literaturdienst bündelt konzernweit wissenschaftliche Literatur- und Lizenzprodukte, recherchiert, verhandelt, kontrahiert und liefert die Fachinformationen – meist in digitaler Form. Dagmar Möllers Team unterstützt durch zeitnahe Beschaffung und Bereitstellung des Knowhows nicht nur die Aufgaben der Fachabteilungen weltweit, sondern hilft bei der Erfüllung gesetzlicher Vorgaben, z.B. im Rahmen pharmazeutischer Zulassungsverfahren, der Pharmakovigilanz und des Qualitätsmanagements. Eindeutiges Statement der Fresenius-Direktorin: „Die Sammellizenz ist für unsere Literaturnutzer weltweit einfach und unkompliziert zu handhaben und spart enorm viel Zeit und Geld für zusätzliche Rechteeinholung.“

Alexander Graff ergänzte die Thematik um eine effektive und effiziente Lösung für den vernetzten Umgang mit gedruckter und digitaler Fachinformation. Der Programmleiter der Schweitzer Fachinformationen stellte das webbasierte „Schweitzer Mediacenter“ vor. Es lässt sich auf allen Endgeräten aufrufen und ermöglicht u.a. gezielte Stichwort- bzw. Volltextsuche in einem Katalog mit 35 Millionen Zeitschriften, Magazinen, Büchern, Datenbanken etc. und das Teilen von Informationen. „Die Verantwortlichen brauchen Werkzeuge, um ihr Unternehmen rechtssicher und Mitarbeiter schneller handlungssicher zu machen“, erklärte Alexander Graff. Das Arbeiten in Teams via Mediacenter fand dann auch im Plenum besonderes Interesse.

Fazit des Fachtages zum Urheberrecht im digitalen Zeitalter: Irrtümern beim Umgang mit digitalen Informationen gilt es durch Aufklärung über Hintergründe, Konsequenzen und Lösungen zu begegnen.

Die Veranstaltung hat offenbar den Nerv getroffen. Langer Schlussapplaus. Auch 20 Minuten nach Veranstaltungsende waren die Referenten noch umlagert. Besonders Dagmar Möllers Erfahrungen mit der Lizenz waren gefragt. Der rege Austausch von Visitenkarten zeigte: Man will in Kontakt bleiben und hat weiteren Informationsbedarf bei der konkreten Umsetzung. Die Teilnehmer verließen das Haus des Buches mit der Gewissheit, dass legaler und fairer Umgang mit digitalen Inhalten im Arbeitsalltag nicht kompliziert sein muss.


Durch die VG WORT Copyright Lizenz u.a. abgedeckte Nutzungsrechte:

  • Interne Weitergabe digitaler Inhalte an Kollegen per E-Mail, Intranet oder PDF;
    auch über Landesgrenzen hinweg
  • Speichern auf Festplatten oder Netzlaufwerken des Unternehmens
  • Digitale Kopien ausgewählter Artikel und gemeinsame Nutzung mit Kollegen weltweit
  • Verwendung von Kopien ausgewählter Artikel in internen Kommunikationsmedien
  • Speicherung elektronischer Artikel z.B. in Projektdatenbanken
  • Interne Weitergabe digitaler Inhalte über File-Sharing Portale wie z.B. MS SharePoint
  • Versenden einer einzelnen, digitalen oder gedruckten Kopie eines Artikels auf die Anfrage eines Kunden oder potentiellen Kunden hin
  • Behördliche Einreichung digitaler Artikel aufgrund gesetzlicher Vorschriften und Regularien

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Über Schweitzer Fachinformationen

Wissen, was wichtig ist: Wir versorgen Experten schnell und komfortabel mit genau den Fachinformationen, die relevant für ihren Erfolg sind — in allen Formaten. Dazu zählen gedruckte und elektronische Bücher und Zeitschriften genauso wie Datenbanken und E Learning-Angebote. Das Besondere: Als einer der führenden Anbieter für Fachinformationen verbinden wir fachliche Beratung mit durchdachten Lösungen für die Beschaffung, Verwaltung und Nutzung von Wissen. Unternehmen profitieren von einem vollständig in die E-Procurement-Umgebung integrierten Beschaffungsprozess. Passend dazu sorgt das Schweitzer Mediacenter — als innovatives Wissenscockpit — für Überblick über gedruckte und digitale Fachinformationen und deren einfache, effiziente und sichere Nutzung. Die Unternehmen der Schweitzer Fachinformationen beschäftigen derzeit über 600 Mitarbeiter in 25 Städten.